Artículo 48. Digitalización de documentos en soporte papel presentados en las unidades de recepción documental
48.1 La digitalización de documentos originales en soporte papel, presentados en las unidades de recepción documental de las entidades públicas, se realiza conforme a lo siguiente:
a) Para digitalizar un documento original en soporte papel a soporte digital con valor legal es necesario el uso de una línea de digitalización y producción de microformas certificada, observando las disposiciones legales sobre la materia.
b) Para digitalizar un documento original en soporte papel a soporte digital con valor administrativo para los efectos de la entidad donde se utilizará dicho documento, el fedatario institucional autentica el documento escaneado en soporte digital, previo cotejo con el original, con su firma digital generada en el marco de la IOFE.
48.2 Para digitalizar las copias de un documento en soporte papel, presentados en las unidades de recepción documental, se utilizan equipos de captura de imágenes para su escaneo.
48.3 Para efectos de lo dispuesto en el literal b) del numeral 48.1, cada entidad elabora o actualiza una norma interna en la cual se establecen los requisitos, atribuciones y demás disposiciones relacionadas con el desempeño de las funciones del fedatario institucional en la autenticación de documentos escaneados en soporte digital, atendiendo lo establecido en el artículo 138 del TUO de la Ley Nº 27444.
Comentario
El artículo establece los procedimientos técnicos y funcionales para la digitalización de documentos en soporte papel presentados ante entidades públicas. Distingue entre digitalización de originales con valor legal (mediante líneas certificadas) y digitalización con valor administrativo (mediante autenticación del fedatario institucional), así como la digitalización de copias mediante equipos de escaneo estándar.
Temas: digitalización de documentos, autenticación digital, fedatario institucional, valor administrativo, procedimiento administrativo electrónico, documento archivístico