Artículo 47. Recepción de documentos en original y/o copia vía canal digital
47.1 Para la recepción de cualquier documento en original, vía plataformas de recepción documental, mesas de parte digital o similares, independientemente del medio de soporte que lo contenga, que no se encuentre comprendido en los artículos 46 y 48 del TUO de la Ley Nº 27444, en la relación de documentos originales que pueden ser reemplazados por sucedáneos, conforme a lo establecido en el artículo 49 del TUO de la Ley Nº 27444, o los documentos que se encuentran prohibidos de solicitar en el marco de lo dispuesto en el Decreto Legislativo Nº 1246,
Decreto Legislativo que aprueba diversas medidas de simplificación administrativa, normas complementarias y aquellos a los que se accede a través de la Plataforma Nacional de Interoperabilidad, las entidades pueden optar, dependiendo de la naturaleza del procedimiento o servicio, por una o alguna combinación de las siguientes alternativas:
a) Recibir un documento escaneado presentado por el ciudadano o persona en general que tenga las firmas manuscritas necesarias, debiendo la entidad firmarlo digitalmente con certificado de agente automatizado y un sello de tiempo, en el marco de la IOFE.
b) Recibir un documento electrónico presentado por el ciudadano o persona en general que utilice alguna de las modalidades de firma electrónica establecidas en el Reglamento de la Ley Nº 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales, aprobado mediante Decreto Supremo Nº
052-2008-PCM y modificatorias, debiendo la entidad firmarlo digitalmente, con certificado de agente automatizado y un sello de tiempo, en el marco de la IOFE.
c) Proveer un formulario web a ser completado por el ciudadano o persona en general, a partir del cual la entidad genera un documento electrónico debiendo firmarlo digitalmente, con un certificado de agente automatizado y un sello de tiempo, en el marco de la IOFE.
47.2 Por única vez y en un solo acto, dentro de un plazo máximo de dos (02) días hábiles contabilizados a partir de la recepción de la documentación, la entidad puede emitir observaciones por incumplimiento de requisitos que no puedan ser subsanadas de oficio, notificando a la casilla única electrónica o correo electrónico del ciudadano o persona en general con la finalidad que pueda efectuar la subsanación correspondiente en un plazo máximo de dos (02) días hábiles siguientes de notificado; mientras esté pendiente dicha subsanación son aplicables las reglas establecidas en los numerales 136.3.1 y 136.3.2 del artículo 136 de dicho cuerpo normativo. De no presentarse oportunamente lo requerido resulta de aplicación lo dispuesto en el numeral 136.4 del artículo 136 del TUO de la Ley Nº 27444.
47.3 En caso la entidad requiera la presentación de la copia de un documento original o documentos sucedáneos de los originales que se encuentran en soporte papel, el ciudadano o persona en general puede presentar dicho documento escaneado.
47.4 La presentación de documentos en original o copia vía canal digital, señalados en los numerales 47.1 y 47.3 precedentes se sujetan al principio de presunción de veracidad conforme a lo dispuesto en el numeral 1.7 del Artículo IV del Título Preliminar y a los numerales 51.1 del artículo 51, 1 y 4 del artículo 67 del TUO de la Ley Nº 27444.
47.5 Las entidades de la Administración Pública envían a la casilla única electrónica del ciudadano o persona en general, un cargo de recepción de los escritos, solicitudes y documentos electrónicos presentados vía canal digital, con su firma digital de agente automatizado y un sello de tiempo, consignando como mínimo la fecha y hora de recepción y la cantidad de folios del documento ingresado de conformidad con el numeral 135.2 del artículo 135 del TUO de la Ley Nº
27444. La firma digital y el sello de tiempo son generados en el marco de la IOFE. Asimismo, envían un mensaje al correo electrónico u otro canal digital registrado por el ciudadano o persona en general.
47.6 Las plataformas de recepción documental, mesas de parte digital o similares registran, como mínimo, los siguientes metadatos para la recepción: fecha y hora, asunto, tipo y número de documento de identificación, domicilio, dirección de correo electrónico, número de teléfono celular, entidad destinataria y/o dependencia destinataria. La Secretaría de Gobierno Digital emite normas sobre la categorización, indexación y metadatos para la interoperabilidad entre las referidas plataformas o sistemas en el marco del artículo 8 del Decreto
Legislativo Nº 1310, Decreto Legislativo que aprueba medidas adicionales de Simplificación Administrativa.
47.7 Para la presentación de documentos a través de las mesas de parte digital implementadas por las entidades de la Administración Pública se adecuan al horario establecido en el numeral
46.1 del artículo 46 del presente Reglamento y demás normas complementarias que emita la Secretaría de Gobierno Digital para garantizar el debido procedimiento, sin afectar el derecho a la defensa y a la igualdad de las partes, generando predictibilidad y seguridad jurídica en los ciudadanos y personas en general.
Comentario
Regula las modalidades de recepción de documentos en original y copia por vía digital en el procedimiento administrativo, estableciendo tres alternativas técnicas (documento escaneado con firma manuscrita, documento electrónico con firma digital, o formulario web) y procedimientos de subsanación de requisitos incumplidos. Determina la obligación de las entidades públicas de emitir cargo de recepción con firma digital y sello de tiempo, y fija los metadatos mínimos que deben registrarse.
Temas: recepción documental digital, firma digital de agente automatizado, presunción de veracidad, subsanación de requisitos, cargo de recepción electrónico, interoperabilidad documental