Reglamento de la Ley de Conciliación modificado por el Decreto Legislativo Nº 1070
Artículo 56. Obligaciones del Centro de Conciliación
Sin perjuicio de lo previsto en el presente Reglamento, los centros de conciliación se encuentran obligados a:
1) Entregar copia certificada del acta de conciliación una vez concluida la audiencia de conciliación presencial o por medios electrónicos u otros de naturaleza similar, conjuntamente con la copia certificada de la solicitud para conciliar, en el plazo establecido en el presente Reglamento. Asimismo, está prohibido condicionar la entrega de la primera copia certificada del acta de conciliación y la solicitud, al pago de gastos u honorarios adicionales o similares.
2) Expedir copias certificadas adicionales del acta de conciliación, las veces que sean solicitadas por las partes previo abono del costo establecido en el tarifario autorizado y dentro del plazo establecido en el Reglamento del Centro. Está prohibido expedir copia certificada del acta de conciliación a personas distintas a las partes conciliantes, salvo a pedido del MINJUSDH a través de la DCMA; o a pedido de los órganos jurisdiccionales competentes del Poder Judicial y del Ministerio Público que en el ejercicio de sus atribuciones funcionales lo requieran para un determinado caso.
3) Notificar las invitaciones para conciliar conforme a lo señalado en el presente Reglamento.
4) Remitir al MINJUSDH a través de la DCMA, trimestralmente los resultados estadísticos a los que hace referencia el artículo 30 de la Ley, sin tergiversar u ocultar la información cuantitativa de cada período. La remisión de los datos es efectuada en los formatos señalados por el MINJUSDH a través de la DCMA.
5) Exhibir el tarifario autorizado con los costos de todos los servicios prestados y en lugar visible de su local para el público asistente al mismo, así como también en su página web, redes sociales u otros que utilice para darse a conocer a sus potenciales usuarios del servicio.
6) Mantener vigente la designación de sus Directivos -Director y Secretario General-, así como comunicar cualquier cambio con relación a la información que se encuentre en el Registro Único de Centros de Conciliación, para su trámite y autorización.
7) Mantener actualizada la nómina de sus conciliadores y abogados verificadores de la legalidad de los acuerdos; así como comunicar al MINJUSDH a través de la DCMA dentro de los tres (03) días hábiles siguientes de producido cualquier cambio de los mismos con relación a la información que se encuentre registrada en el Registro Único de Centros de Conciliación a cargo de la DCMA, para su trámite y autorización correspondiente.
8) No dejar de funcionar sin la autorización previa de MINJUSDH a través de la DCMA; ni incumplir con el horario autorizado.
9) Brindar al supervisor o auxiliar de supervisión MINJUSDH a través de la DCMA, las facilidades del caso para la realización de la supervisión, otorgando copia de los actuados en el procedimiento conciliatorio observado de ser el caso u otros de interés cuando sea requerido por los mismos. Asimismo, anotar la sanción de suspensión en los Libros de Registros con los que cuente el Centro.
10) Subsanar las observaciones y/o medidas correctivas señaladas en el acta de supervisión realizada por la DCMA, dentro de las condiciones y plazos señalados en la misma.
11) Designar al conciliador dentro del plazo señalado en la Ley.
12) Velar para que sus conciliadores emitan las actas de conciliación con los requisitos señalados en el artículo 16 de la Ley.
13) Supervisar que sus conciliadores redacten las invitaciones para conciliar cumpliendo con los requisitos previstos en el Reglamento y con los plazos establecidos en el artículo 12 de la Ley, y que no señalen en una sola invitación para conciliar, más de una fecha en la que se desarrolla la audiencia de conciliación.
14) Atender al público en el horario autorizado por la DCMA, salvo modificación del horario previamente aprobado por la DCMA.
15) Supervisar que sus conciliadores observen los plazos establecidos en la Ley y su Reglamento para el procedimiento conciliatorio.
16) Utilizar el modelo de formato aprobado por el MINJUSDH a través de la DCMA en sus actas de conciliación.
17) Contar y mantener el archivo de expedientes, libro de registro de acta, el archivo de actas, libro de poderes y el repositorio de manera regular, diligente, ordenada y actualizada dentro de las instalaciones del centro de conciliación autorizadas para su funcionamiento, en el caso de expedientes físicos. En caso de pérdida, deterioro o sustracción se debe comunicar a la DCMA y proceder de inmediato a la reconstrucción del mismo.
18) Verificar que sus conciliadores lleven a cabo la audiencia de conciliación identificando correctamente a las partes y supervisando el cumplimiento del plazo de duración de la audiencia única establecido en el artículo 11 de la Ley, salvo que haya sido prorrogado por acuerdo de las partes.
19) Cuidar que sus conciliadores o algún servidor o funcionario del centro de conciliación no falten al principio de confidencialidad.
20) Supervisar que sus conciliadores no hagan uso indebido de la prerrogativa que establece el último párrafo del artículo 15 numeral f) de la Ley.
21) Designar para la realización de audiencias de conciliación sólo a conciliadores adscritos al centro de conciliación. Asimismo, designar para la verificación de la legalidad de los acuerdos conciliatorios sólo a abogados adscritos al centro de conciliación.
22) En caso de omisión de alguno o algunos de los requisitos establecidos en los literales c), d), e), g), h) e i) del artículo 16 de la Ley, debe convocar a las partes para informar el defecto de forma que contiene el Acta y expedir una nueva que sustituya a la anterior con las formalidades de Ley.
23) Cumplir y supervisar que sus conciliadores cumplan con los principios, plazos y formalidades de trámite, establecidos por la Ley y su Reglamento para el procedimiento conciliatorio.
24) Contar permanentemente con una persona responsable de la toma de decisiones en nombre y representación del centro, durante el horario de atención al público, sin que afecte su normal funcionamiento.
25) Realizar audiencias de conciliación dentro del local autorizado, salvo que el conciliador designado tenga autorización vigente del MINJUSDH a través de la DCMA para el ejercicio de su función conciliatoria fuera de dicho local, conforme a lo establecido en el presente reglamento.
26) No variar la dirección física o virtual del centro de conciliación, sin la previa autorización de la DCMA.
27) Comunicar a la DCMA dentro de los cinco (05) días hábiles de ocurrida la infracción, las faltas cometidas por sus conciliadores.
28) Tramitar solicitudes de conciliación sólo sobre materias conciliables establecidas en la normativa de conciliación; y sólo sobre las otras materias conciliables que permitan las leyes especiales y procesales respectivas.
29) No sustituir a un conciliador o designar a otro sin contar con la autorización expresa de las partes.
30) Realizar cobros sólo por conceptos y montos comprendidos en las tarifas autorizadas por MINJUSDH a través de la DCMA.
31) Admitir a trámite el procedimiento conciliatorio sólo cuando el domicilio de las partes corresponda al distrito conciliatorio de su competencia, salvo acuerdo de las partes o lo establecido en el presente reglamento.
32) No utilizar la denominación o cualquier signo distintivo del MINJUSDH, de la DCMA o sus órganos, en sus avisos, correspondencia o cualquier otro documento.
33) No programar en la misma fecha y hora, dos o más audiencias de conciliación con el mismo conciliador, con excepción de los procedimientos susceptibles de tramitación acumulable.
34) Brindar exclusivamente servicios de conciliación dentro de las instalaciones del Centro de Conciliación, o por la plataforma o link o aplicativo web en caso de conciliación por medios electrónicos u otros de naturaleza similar; que fue notificada a las partes.
35) No permitir el desempeño como conciliadores de quienes hubieren sido inhabilitados permanentemente como tales o se encontrasen suspendidos por sanción o medida preventiva o no hayan cancelado la multa.
36) Abstenerse de atentar contra la imparcialidad de los conciliadores, al condicionar el pago de sus honorarios al acuerdo de las partes, o a la conducción de la audiencia en beneficio de una de ellas.
37) No permitir que ejerzan ocasional o permanentemente la función conciliadora, personas no acreditadas como conciliadores extrajudiciales por el MINJUSDH a través de la DCMA.
38) No permitir que efectúen conciliaciones en materias especializadas, aquellos conciliadores que no cuenten con la acreditación de la especialización respectiva vigente.
39) Brindar servicios de conciliación sólo si se encuentra habilitado para hacerlo, es decir no encontrándose suspendido, sea por sanción o como medida preventiva o por no haber pagado una multa impuesta.
40) No adulterar la información de los expedientes, ni las fechas de recepción de solicitud de conciliación como si se hubiese recepcionado con fecha anterior de la fecha que se presenta la misma, ni alterar ni modificar los cargos de invitaciones y/o actas de conciliación.
41) No permitir que los integrantes del centro de conciliación participen actuando como partes, conciliadores, abogados o peritos dentro de uno o más procedimientos conciliatorios, derivados de casos en los que hubieren participado en el ejercicio de sus profesiones u oficios u otros.
42) No admitir la suplantación de un conciliador adscrito al centro de conciliación en una audiencia de conciliación.
43) Facilitar la labor de supervisión del MINJUSDH a través de la DCMA.
44) No dejar de funcionar, de manera temporal o definitiva, sin previa autorización del MINJUSDH a través de la DCMA.
45) No presentar documentos falsos y/o fraguados y/o adulterados y/o con información inexacta al MINJUSDH a través de la DCMA.
46) Proporcionar a MINJUSDH a través de la DCMA y en los plazos que se le indique, la información que ésta le requiera para los fines de su competencia.
47) Actuar de conformidad con los principios éticos prescritos por la Ley y su Reglamento.
48) No admitir a trámite un procedimiento conciliatorio sin la existencia previa de un conflicto.
49) Admitir a trámite los procedimientos conciliatorios con los documentos relacionados con el conflicto, salvo que por su naturaleza éste o éstos no sean esenciales debiendo indicarlo el solicitante en su escrito de solicitud.
50) Mantener informada a la DCMA de las sanciones impuestas a los operadores de la Conciliación adscritos a su centro.
51) Remitir a la DCMA, todos los libros y archivos de expediente, de actas y repositorio en caso haya sido desautorizado como centro de conciliación por la DCMA dentro de los 30 días siguientes de haber quedado firme dicha decisión.
52) Remitir mensualmente al MINJUSDH a través de la DCMA en formato PDF todas actas de conciliación que contenga acuerdo parcial y total, generados en procedimientos conciliatorios presencial, así como en los procedimientos conciliatorios por medios electrónicos, según el medio que indique la DCMA.
53) Comunicar al MINJUSDH a través de la DCMA, su correo electrónico institucional y mantenerlo activo y vigente; así como comunicar cualquier variación del mismo donde pueda recibir las notificaciones y comunicaciones emitidas por la DCMA,
54) Realizar la videoconferencia de las audiencias de conciliación por medios electrónicos y de naturaleza similar con el aplicativo web consignado en la invitación a conciliar, en el día y hora señalada; con una tolerancia no mayor de 10 minutos de espera.
55) Recoger en el acta de conciliación, sucintamente los hechos de la controversia; y, las pretensiones, así como las pretensiones de la futura reconvención que el invitado formule, de ser el caso.
56) No cobrar por encima del costo promedio de reproducción de copias en el mercado respecto de las actas de conciliación adicionales que posteriormente les soliciten las partes. El costo de reproducción sólo puede incluir aquellos gastos directa y exclusivamente vinculados con la reproducción del acta de conciliación solicitada. En ningún caso puede incluir dentro de los costos de reproducción de dicho documento, el pago por remuneraciones e infraestructura que pueda implicar la entrega del aludido documento, ni cualquier otro concepto ajeno a la reproducción.
Comentario
El artículo 56 establece un catálogo exhaustivo de obligaciones que los centros de conciliación deben cumplir para operar legalmente en el sistema conciliatorio peruano. Estas obligaciones abarcan desde la entrega de documentos certificados, la notificación de partes, la remisión de datos estadísticos, la supervisión de conciliadores, hasta el mantenimiento de archivos y el cumplimiento de principios procesales. Su incumplimiento genera responsabilidad administrativa y sustancia el régimen de supervisión estatal.
Temas: centros de conciliación autorizados, obligaciones administrativas de operadores, supervisión estatal de la conciliación, formalidades procedimentales conciliatorias, transparencia y tarifarios, responsabilidad de centros por conducta de conciliadores